Claves para una reunión de trabajo exitosa

Al hacer empresa nos veremos enfrentados a innumerables reuniones de trabajo, muchas de las cuales no serán realmente provechosas, pudiendo resultar, tanto para los asistentes, como para quien las organiza, largas , tediosas y aburridas. Lanzatesolo.cl en esta entrada entrega al emprendedor 8 pasos claves para conseguir una reunión de trabajo exitosa. 

Para que no sean las reuniones de trabajo deben centrarse en la discusión de ideas que busquen concretar planes de acción.

Es decir, no hay que perder el norte: deben informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas.

Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.

Para que ello no ocurre, existe consenso en el ámbito académico laboral que se deben tomar las precauciones necesarias.

Lo primordial: dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.
Los ocho puntos que generan más consenso en torno a cómo hacer eficientes las reuniones de trabajo incluyen, por ejemplo, la existencia de un aire agradable y hasta humorístico por parte de quien cita y, por supuesto, evitar un monólogo permanente.

Entre las claves para obtener una reunión de trabajo exitosa se encuentran:

1) Puntualidad. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. Los expertos dicen que es necesario insistir en este aspecto, ya que así será posible discutir los temas sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos). Según los especialistas, los horarios recomendados son cuando el día recién comienza o después del horario de almuerzo.

2) Elaborar una agenda de contenidos. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

3) Planificar el encuentro. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación que se va a llevar acabo. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por cualquier medio, precisando el día, la hora y los temas que se discutirán.

4) Centrar los temas según lo agendado. Acotar los temas, manejando el orden y la prioridad de temas que se van a tratar. Si no existe este punto básico, resulta fácil que el encuentro se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos. Quien dirige la reunión debe determinar cuáles son los tópicos que se abordan en esa oportunidad y cuáles en otra.

5) Manejar la reunión con cuotas de humor. Se trata de una instancia de discusión positiva y no un encuentro de personas aburridas. Por ello este tipo de reuniones debe contar con pequeñas dosis rompehielos que distiendan el ambiente. Está comprobado que un moderador con ciertas características histriónicas, que juega con la voz y que gesticula tiende a captar mejor la atención de la gente que una persona que se limita a leer en voz alta. El expositor puede equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.

6) Evitar los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Se debe dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista.

7) Prevenir que se formen pequeños grupos. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas deben ser de importancia para todos, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.

8) Tomar nota de los temas y acuerdos. El registro escrito de lo hablado ayudará no sólo a recordar lo analizado, sino que –tan importante aún- jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas. Que el expositor tome nota, demuestra –además- interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Una buena señal posterior es que el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.

Contenido adaptado por APress Comunicaciones Creativas